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La factura electrónica cumple la misma función que una factura física, puesto que, soporta los efectos legales de las transacciones de venta de bienes o servicios, se diferencia de la factura de papel, porque se expide y recibe de forma electrónica y su desarrollo se hace a través de sistemas de cómputo o soluciones informáticas que ofrecen empresas especializadas en este tipo de softwares.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (por sus siglas DIAN) es una Unidad Administrativa Especial (UAE) del Estado Colombiano que tiene como objetivo principal según su página en Internet:
“Coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.”
Para el proceso de facturación electrónica la DIAN determina quien está obligado a facturar y por ende, a generar la factura, por lo que, a través de la resolución 010 del 06 de febrero de 2018 en su artículo 617 determino los requisitos que deben cumplir los interesados en participar en el modelo de “Factura Electrónica” y que deben pertenecer a uno de estos grupos:
- Las personas naturales o jurídicas seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica o decidan acogerse de forma voluntaria.
- Personas que, no siendo obligadas a facturar, opten por expedir factura electrónica.
- En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir procedimiento habilitación previsto en el artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016.
Dicho artículo establece que las características para utilizar y expedir facturación electrónica deben como mínimo cumplir lo siguiente:
- Encontrarse habilitado como facturador electrónico.
- El RUT (Registro Único Tributario) debe estar vigente y actualizado.
- Numeración consecutiva dentro de cada serie de la factura que otorga la DIAN.
- Fecha de expedición.
- Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto de quien expide como el que recibe.
- Indicar si es retenedor de impuestos y de cuáles.
- Descripción de las operaciones.
- Legibilidad de la factura que lo puede facilitar al manejar un programa informático.
- La autenticidad del origen del documento.
- Se debe garantizar la integridad del contenido de la factura.
- Contar con la acreditación ISO 27001 (la cual está relacionada con la seguridad de la información o hacerlo dentro de los dos años siguientes a la autorización.
- El patrimonio líquido debe ser igual o superior a 20.000 UVT y 10.000 UVT de activos fijos que deben corresponder al patrimonio líquido.
- Cumplir con las condiciones de operatividad tecnológica que indique la DIAN.
Características de la factura electrónica.
Además de los requisitos ya mencionados la facturación electrónica reúne unas importantes características como son:
- Hace uso de un formato de electrónico de generación XML que está estandarizado por la DIAN.
- Debe discriminar el impuesto al consumo (IVA) según lo estipulado en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
- La autenticidad de la factura electrónica debe ser garantizada a través de la firma digital siguiendo los procedimientos que exige la DIAN para ello.
- La numeración debe ser consecutiva y autorizada por el ente de control.
Beneficios de la facturación electrónica.
- Por ser un documento digital no corre el riesgo de extraviarse.
- Se evita tener que ocupar espacios en la empresa para archivar este tipo de documentos.
- Por la no utilización de papel es un aliado con la conservación del medio ambiente.
- Es posible consultarla en línea las veces que sea necesario.
- Ayuda con la gestión de cobro.
- Reduce los gastos al no tener que imprimirla, ni ser transportada y almacenada.
- Optimiza los procesos administrativos.
- Se genera una relación más eficiente y transparente con clientes y proveedores.
Formas de generar la factura electrónica.
Existen dos formas de generar la factura electrónica, una opción, es a través de programas de cómputo acordes a las disposiciones legales siendo responsable el operario de la empresa que se encarga de facturar, otra opción, y tal vez la más adecuada, es por medio de los servicios de un proveedor tecnológico que diseñe e implemente una solución a medida de acuerdo a las necesidades que la empresa establezca, sin olvidar que la responsabilidad de facturación no es del proveedor sino de la empresa.
Es importante aclarar que cuando se utilizan los servicios de una empresa desarrolladora de software, se debe evaluar muy bien la plataforma que se va a manejar buscando que sea intuitiva y fácil de manejar, de igual manera, el soporte técnico debe ser eficiente en la guía de procesos para resolver dudas y que su estructura se encuentre enmarcada con las disposiciones legales que exigen los entes de control.
