¿Qué es la administración de inventarios?

El inventario es uno de los activos más grandes que existen dentro de una compañía. Los inventarios son bienes tangibles que son para la venta normal del negocio o para ser consumidos durante la producción de bienes o servicios, los cuales serán vendidos posteriormente. Los inventarios abarcan varios elementos como lo son las materias primas, productos en estado de procesamiento, así como productos finalizados o mercancías para la venta; también materiales, repuestos y accesorios que serán consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases. 

El inventario es la base principal de toda empresa, ya que es gracias a este que es posible hacer compra y venta de bienes y servicios, lo cual es de vital importancia para el sostenimiento económico de la compañía. Este tienen un papel vital para su funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma cumplir con la demanda. Es por esta razón que es significante tener un buen manejo y control de este mismo. Dicho manejo, tanto físico como contable, permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como conocer la situación económica de la compañía al final de un tiempo determinado.

La administración de inventarios es determinante en el manejo estratégico de toda organización, ya sea de prestación de servicios o de producción de bienes. Esta se da con el fin de posibilitar la disponibilidad de bienes al momento de requerirlos para su uso o venta, basada en métodos y técnicas que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. La administración de inventarios se basa en políticas que permitan decidir cuándo y cuánto se debe reabastecer el inventario para siempre mantener material disponible. 

La administración de inventarios se centra en 4 aspectos básicos:

1.    Número de unidades de producción

2.    Tiempo de realización del inventario

3.    Artículos prioritarios

4.    Cambios en los costos de los artículos por inventario

La base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al mismo, los cuales se diferencian según la naturaleza de la organización, con el objetivo en común de mantener la operación al costo más bajo posible. Estos costos consisten en:

• Costo de ordenamiento:

• Para la actividad comercial: Consiste en emitir una orden de pedido, tales como, llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo y costos intrínsecos del proceso de pedir una cantidad determinada de unidades, así como los costos de recepción.

• Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Se refiere a los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, así como el proceso logístico de transmisión de órdenes.

• Costos de sostenimiento:

Los costos que se asocian a este punto son determinados de acuerdo a la permanencia de la media de unidades logísticas en un lugar determinado por tiempo, unidades, procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.

En este también se presentan todos los costos de tenencia que recaen de diversas fuentes como “costos de servicios de stock” los cuales implican seguros, impuestos y los sobre stock.

• Costo de quiebre de stock:

Este costo se determina con base en los históricos de la empresa e incluye la parte de la inversión que no se utiliza, ya sea porque no cumpla con lo requerimientos actuales de los artículos ya producidos, debido a que se le han realizado cambios o porque ya han pasado de moda.

Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:

- Pérdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos

- Re-pedido y sustitución

Sin embargo, identificar cuantitativamente el costo total por quiebre de stock es complejo, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.