¿Cómo inventariar una bodega?

Para toda organización es prioritario tener un inventario en bodega que se encuentre con suficientes mercancías y así cumplir a tiempo con los pedidos de cada cliente, irónicamente y pese a los buenos niveles de ventas, algunas empresas no tienen la certeza de la cantidad de productos con los que cuentan en sus bodegas, esto, por supuesto tienen sus consecuencias, ya que se termina pidiendo cantidades innecesarias a los proveedores o cayendo en una sobre producción de algún determinado producto que conlleva a la acumulación de mercancías que no se van a distribuir o de manera contraria no se dispone de existencias cuando llega una buena temporada de ventas.

Cuando se tiene un inventario optimizado, no solo se aprovechan las materias primas de forma eficiente, además, le permite a la empresa tener información en tiempo real sobre el número de existencias de cada uno de sus productos, esto le da la posibilidad de controlar los materiales con los que va a producir, así mismo, mantiene el stock que garantiza los requerimientos de sus clientes y de sus trabajadores, como beneficio adicional puede controlar cualquier tipo de perdida por robo o deterioro.

Para ello, existen dos maneras de realizar inventarios:

Inventario físico:

En este tipo de inventario un operario hace los conteos de forma manual, una vez conocidas las existencias reales las cruza y las compara con la información que tiene el sistema en el área de inventarios, esto le permite conocer si faltan artículos por robo o si las existencias se encuentran desactualizadas, lo recomendable es hacer este tipo de inventario una o dos veces al año.

La recolección de datos para realizar el inventario físico se debe hacer sobre los productos que se encuentran disponibles en la bodega y se debe llevar a cabo de manera muy precisa, una herramienta fundamental es el uso de las etiquetas para tomar nota de las especificaciones del producto (cantidad, peso, estado, fragilidad, etc.), una vez que hayan sido identificados los artículos se deben almacenar en cajas o recipientes que protejan su integridad, de la misma forma, ubicar dichos objetos en lugares de la bodega que reúnan condiciones estables para su conservación y reconocimiento.

Para inventarios con grandes cantidades se recomienda utilizar tecnologías como códigos de barras ya que esto facilita a los operarios la identificación de las mercancías, por otro lado, es inteligente realizar dicha actividad en periodos donde la demanda de los productos es baja ya que al no haber mucho movimiento en la bodega es menos factible cometer errores.

Por ser una actividad crucial para la empresa, es importante contar con el personal adecuado y capacitado y si tiene experiencia es mucho mejor, pues, el no conocimiento de los productos puede conllevar a confusiones o errores que posteriormente repercuten en las ventas de la compañía. Es indispensable elaborar un mapa de la bodega que facilite la asignación de trabajadores en cada sección, esto facilitará, desplazamientos eficientes por las instalaciones y la posibilidad de identificar las señales donde ya se hicieron dichos conteos.

Se debe llevar un registro de todos los cambios de manera organizada que le permita al colaborador encontrar fácilmente la información sobre el ultimo chequeo realizado, es también, importante marcar las cajas y los estantes para que los productos sean visibles e identificables. Para aquellas mercancías que se encuentran en tránsito, bien sea, porque tienen órdenes pendientes de clientes, o devoluciones que ya tiene huella en el sistema, en este caso, lo ideal es que sean tratados antes del conteo y así evitar confusiones posteriores.

Señalar las zonas de alto riesgo en la bodega es algo que no se debe pasar por alto, eventualmente en el desarrollo del inventario pueden ocurrir accidentes con mercancías que por una mala manipulación se pueden romper, también, es posible encontrar productos contaminados que puedan ser un riesgo para los trabajadores de la compañía.

Una vez terminado el conteo físico se revisan las cifras que resultaron del inventario para corroborar que todo se contó de manera correcta y esto se hará antes de actualizar las existencias en el sistema, y en la medida de lo posible no dejarlo para días posteriores, pues, lo recomendable es hacerlo inmediatamente después de haber terminado el inventario físico de tal manera que en la eventualidad de una auditoria, la información reciente en los operarios permita suministrar datos oportunos evitando retrasos con nuevos conteos.

Inventario permanente:

Este tipo de inventario se hace de forma permanente porque permite conocer las cantidades de existencias en tiempo real, las áreas encargadas podrán saber en qué cantidades se deben hacer los requerimientos de las diferentes mercancías para mantener el stock de acuerdo a las necesidades de la compañía, de igual manera, se mantienen las materias primas con volúmenes adecuados que eviten cualquier retraso en la cadena de producción.

Para realizar un inventario permanente de forma eficiente, es necesario que la empresa cuente con un software especializado que le permita disponer de información precisa e inmediata, el programa le hará saber en qué parte de la bodega se encuentra ubicado el producto y todos los detalles posibles que eviten una desinformación donde el cliente final pueda llevarse una mala imagen de la organización.

El inventariar una bodega es una actividad compleja y de vital importancia para cualquier empresa, el uso de técnicas modernas, acompañadas con personal idóneo, le evita a los empresarios pérdidas significativas en sus utilidades y les garantiza un control total de las instalaciones.