Características de un sistema de control de inventarios

Las empresas que se dedican a la venta de productos, tienen la imperiosa necesidad de mantener un control permanente de sus mercancías y para dicha labor, implementan un sistema de control de inventarios. Estos sistemas, son un conjunto de normas, métodos y procedimientos contables, que sirven para saber qué movimiento han tenido las existencias de su negocio y permiten rastrear los bienes a través de toda la cadena de suministro, desde el proceso de producción hasta el comercio minorista, almacenamiento y envío, y todos los movimientos de mercancía y partes entre bodegas y sucursales.

Un sistema de control de inventarios puede ser manual o automatizado y estos deben permitir calcular los costos de la mercancía comprada y realizar los registros contables de la venta de la misma.

En Colombia, los sistemas de inventario más utilizados son los siguientes:

1. Sistema de inventario periódico o físico

Este sistema permite calcular las existencias de mercancías en una fecha determinada para su control y conocimiento. Se puede realizar en períodos de un mes, un trimestre, un semestre o un año. Es utilizado generalmente por empresas pequeñas.

Características

• Para obtener el cálculo real de lo que se tiene en inventario, así como el valor total que se ha vendido durante el período contable, siempre será necesario realizar un conteo físico, que determine cuál es el inventario final y con qué cantidad se contará en el siguiente período. Esto implica una gran desventaja, debido a que se debe hacer cierre total o parcial del almacén o incurrir en gastos de nómina por horas extras y hacerlo en un horario no laboral.

• Las cuentas utilizadas son compras, gastos de importación, fletes en compras, por los aumentos y descuentos, bonificaciones, descuentos y rebajas en compras, devoluciones en compras, por las disminuciones. 

• El Kardex maneja únicamente datos en cantidades.

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo

Consiste en llevar un registro y control permanente, constante y sistemático de todo lo que signifique un aumento o disminución de la mercancía, así como cualquier modificación en el costo de un producto.

Características

• La información sobre la cantidad y disponibilidad del inventario se actualiza continuamente, de modo que cada vez que se registra una venta, automáticamente se va dando de baja el producto del inventario.

• Es posible conocer el valor total de las ventas en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico de las existencias.

• No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque permanentemente según el kardex se conocen la cantidad de productos que existen y su respectivo costo.

• El kardex maneja datos tanto a nivel de cantidades, como de precios de costo.

• El costo de venta se actualiza automáticamente cuando se registra el pago por parte del comprador.

• El conteo físico se realiza como una medida de control interno, para comprobar la efectividad del sistema y en caso de ser necesario, tomar medidas correctivas o realizar los ajustes correspondientes.