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El Warehouse Management System (WMS) es una solución de software informático especializado en el sector logístico empresarial que busca optimizar las gestiones que desarrolla un almacén, con la llegada de Internet y el crecimiento de la población mundial las cantidades de productos que mueve un almacén van en aumento cada día por lo que demandan un control eficiente en términos de gestión.
Cuando las empresas manejan grandes volúmenes de mercancía normalmente presentan problemas a la hora de gestionar el almacén y es por esta razón que deciden invertir en algún programa informático que les permita simplificar y automatizar los procesos enfocados al procesamiento del inventario y que además puedan controlar los costos de forma paralela.
Es así, como nacen los softwares WMS que se caracterizan por su versatilidad y dinamismo permitiéndole a la empresa controlar en tiempo real los materiales o artículos que se mueven en el almacén desde el momento que hacen su ingreso junto al recorrido por toda la cadena logística hasta la salida de las instalaciones.
Otro inconveniente que enfrentan las empresas es la necesidad de saber con exactitud que mercancía esta disponible en los inventarios para su venta, en ocasiones se realizan ventas y al momento de entregar los productos el área encargada se da cuenta que no hay stock o que sencillamente las unidades que aparecen en los archivos se encuentran con defectos y no pueden ser vendidas.
Los sistemas de gestión de almacenes cumplen con la función de mantener óptimo el nivel de cantidades de los productos, mercancías y materias primas, información valiosa cuando se trata de conocer el estado real de los materiales cuando están en transito dentro de las instalaciones de la compañía. Incluso el WMS demuestra su efectividad no solo al interior del almacén, de hecho, permite establecer la ubicación de materias primas o mercancías de proveedores desde las instalaciones de los fabricantes, es decir, la empresa puede saber cuándo, cómo y donde llegan las diferentes mercancías al almacén.
Beneficios de un software WMS
Son muchas las ventajas y beneficios que un programa de gestión de almacenes le puede aportar a una empresa, los siguientes son los más representativos:
- Eficiencia operativa al administrar todas loas operaciones desde la nube por lo que la cadena de suministros se puede gestionar en tiempo real.
- Permite que los clientes hagan parte de la tecnología que maneja el software reconociendo de forma inmediata las compras realizadas.
- El ciclo logístico se controla totalmente iniciando en el proceso productivo hasta la distribución de los productos terminados.
- Integra la información de todos los puntos de venta.
- Gestiona la ubicación de mercancías optimizando los espacios lo que le permite a la empresa almacenar mayores cantidades de mercancía.
- Identificación de fechas de caducidad de los productos permitiendo hacer rotaciones que consigan dar prioridad a las mercancías que deben ser vendidas en los tiempos reglamentarios.
- Eliminar materias primas obsoletas o productos caducados que no pueden salir al mercado.
- Utilización de nuevas tecnologías como los son los códigos de barras o identificación por radio frecuencia (RFID) permitiendo capturar datos detallados de los productos.
- Controlar los costos al optimizar los inventarios.
- Mejorar los tiempos de entrega y establecer disponibilidades mejorando la experiencia de los clientes puesto que en el momento de hacer la compra dispone de la información inmediata que le permite saber con detalle si el producto que busca se encuentra en las estanterías o por el contrario contar con la fecha exacta de la llegada de la mercancía.
Sistema modular
Los softwares WMS permiten ser ajustados a los requerimientos de sus usuarios, es decir, que a pesar de contar con múltiples funciones la empresa solo dispondrá de los módulos acciones especificas que se ajusten a sus necesidades lo que conlleva en un ahorro significativo a la hora de su implementación.
Por tanto, dependiendo del tamaño de la empresa y sus necesidades los sistemas de gestión de almacenes se pueden adaptar a la medida de requerimientos puntuales utilizando exclusivamente los módulos necesarios que le permitan optimizar las actividades donde realmente es necesario. De esta manera evita adquirir un programa extenso y complejo de entender donde al final se termina utilizando una pequeña parte del software.
Planificación de las estacionalidades
Varias empresas venden sus productos según la época del año, por lo que un sistema WMS le permite el manejo de cantidades exactas de inventario permitiéndole no solo optimizar los espacios del almacén, sino planificar cada temporada manejando datos estadísticos que le permitan producir o almacenar mercancías justas evitando así excedentes de inventarios que solo ocupan espacio en temporadas no propicias para la venta de dichos artículos.
Los sistemas WMS no solo optimizan los procesos logísticos de las organizaciones, también disminuyen tiempos y movimientos en la parte operativa de la cadena de producción, de igual manera aminora las tares administrativas lo que conlleva a una eficiente gestión en gran parte de sus frentes, los softwares de gestión de almacenes definitivamente aumentan la productividad en pequeñas y grandes organizaciones.
