¿Cómo organizar una bodega?

Cuando se habla de instalaciones empresariales el corazón de la empresa es su bodega, independiente de la actividad a la que se dedique el empresario, la necesidad salta a la vista: el bodegaje, la custodia, la verificación y aprovisionamiento de mercancías; son elementos vitales en la cadena de suministros. Por lo que, recursos disponibles y una eficiente operatividad marcan la diferencia cuando se trata de ofrecer un servicio de calidad al menor costo posible, es así, que la implementación de un software de gestión y control en la organización de las bodegas aumenta la productividad y el rendimiento, reducen los errores de una mala organización de las instalaciones donde salen y entran mercancías.

Básicamente el funcionamiento de una bodega tiene dos objetivos, por un lado, los flujos de entrada, entiéndase, mercancías de proveedores, materias primas, etc. Por otro lado, los de salida, que pueden ser los artículos terminados que salen a diferentes almacenes para su venta o incluso los mismos clientes que visitan las instalaciones para retirar sus productos.

Para llevar a cabo dichos objetivos se deben desarrollar actividades diferentes como los son: ingreso de mercancías, verificación, traslados dentro de las áreas de bodegaje, aprovisionamiento, preparación y elaboración de pedidos, obtención de información, etc. Son todas estas actividades que se deben ejecutar de manera eficiente y optimizada minimizando costos y aumentando la competitividad.

Las empresas a la hora de organizar sus inventarios cometen errores muy comunes que en la mayoría de los casos son resultado de desconocimiento y falta de seguimiento a los activos o mercancías que ya no se utilizan y que ocupan espacios innecesarios. Esto; en la mayoría de los casos es la consecuencia de fallas muy comunes como:

• No tener un inventario preciso de las mercancías y objetos de la empresa.

• No tener categorizada la bodega.

• Ausencia de sistemas tecnológicos que permitan evaluar el ciclo de vida y estado de cada producto.

• Bodegas con niveles altos de desorganización que impiden una información oportuna y clara de los diferentes artículos, bien sean para la venta o para uso interno de la compañía.

• Manejar sistemas poco confiables (Excel, planillas, libretas, etc.) que desinformen a las personas encargadas y, por ende, impacten el volumen de ventas.

• Mercancías mal embaladas y etiquetadas que son difíciles de identificar y, por tanto, pasan desapercibidas en las estanterías.

• Guacales en mal estado, estructuras averiadas, pisos resbalosos, productos peligrosos, (entre otros), que son un riesgo para los trabajadores y visitantes de la empresa.

• Carencia total de mecanismos de seguridad industrial al interior de las bodegas.

Dicho esto, es claro, que una bodega bien organizada es una necesidad para cualquier empresa ya que se encarga de alojar una cantidad importante de inventario, indiferente de los artículos que se encuentren almacenados es esencial que los productos u objetos estén bien ordenados y que sean fáciles de encontrar. Por tal motivo, la productividad al interior de la organización depende de una correcta manipulación y logística de las mercancías.

Son estas, algunas recomendaciones a tener en cuenta cuando se trata de una eficiente organización de la bodega:

• Llevar a cabo un inventario detallado de todos los artículos que existan en la bodega con cantidades precisas y etiquetas que describan cada producto u objeto almacenado.

• Desechar productos u objetos que no se necesiten y que estén ocupando espacios innecesariamente.

• Realizar categorías o divisiones al inventario según el tipo o frecuencia de utilización que permita llegar más fácilmente a los productos de alta rotación.

• La ubicación de las mercancías debe estar sujetas a su peso y fragilidad, esto, con el fin de evitar daños o perdidas por apisonamientos de cajas más pesadas.

• Pasillos libres de obstáculos que permitan el acceso fácil a los productos o materias primas.

• Los estantes deben estar a alturas considerables del piso previniendo que en eventuales inundaciones no dañen las mercancías.

• Implementar sistemas de monitoreo para casos de incendio o eventos catastróficos.

• En la medida de lo posible, etiquetar con códigos de barras que ayuden y agilicen la identificación de cada producto.

• Asignar ubicaciones en la bodega según el tipo de productos y su rotación.

Si bien, las recomendaciones anteriores son importantes, en lo que no debe prescindir ninguna organización es en la obtención y manejo de un software especializado que le permita controlar y monitorear la organización de la bodega.

Dentro de los múltiples beneficios que ofrecen estas ayudas tecnológicas se pueden destacar algunos que se tipifican como los más relevantes:

• Un software de gestión de bodegas registra los productos garantizando la localización e identificación en cualquier momento.

• El sistema permite dirigir todos los movimientos al interior de la bodega, los operarios solo deben realizar y confirmar las acciones que se les asignen.

• Es muy efectivo para controlar el stock en situaciones donde existe un número elevado de referencias.

• El software parametriza el stock con niveles de seguridad que permita siempre disponer de un mínimo de mercancías indispensables en bodega.

• Organiza los artículos dentro de la bodega en función de la rotación.

La administración y organización de una bodega no es fácil y más aún cuando las actividades que se requieren para esto se hacen de forma manual, las ayudas tecnológicas son herramientas que agilizan y optimizan todos los procesos entorno al orden de las instalaciones de almacenaje, por lo que, actualmente las organizaciones modernas se apoyan con softwares especializados que les permiten planificar y gestionar todas las tareas relacionadas con la logística que exige un espacio tan importante de la empresa, la operatividad diaria de una bodega con un eficiente manejo y distribución de las mercancías incrementan la productividad y calidad del servicio que ofrece una compañía.