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El sistema de inventario periódico o físico, es un método utilizado por algunas empresas, para mantener un control de la mercancía y que recibe su nombre, debido a que se realiza cada determinado tiempo o período, que puede ser un mes, un trimestre, un semestre o un año, dependiendo de la decisión que tome la empresa, con respecto a esta función.
Una de sus principales características, que además implica una desventaja, es que para obtener resultados de venta, valor de inventario final, entre otros, es necesario realizar un conteo físico de las mercancías, el cual es el único método para saber la cantidad de existencias disponibles en una fecha determinada.
El sistema de inventario periódico se actualiza únicamente al final de cada periodo contable, pero, aunque un sistema periódico ahorra el tiempo de entrada de datos a un sistema de cómputo, no es el más recomendable, ya que puede incrementar gastos a la empresa, además, los recuentos de inventario físico, consume mucho tiempo y también mano de obra, razón por la cual, muy pocas empresas deciden
hacerlo más de una vez al trimestre e incluso al año, por ende, la cuenta de inventario en el sistema de contabilidad, mostrará la información que se registró en el último conteo de inventario físico.
La inversión e implementación de un sistema de control de inventarios, es muy importante para una empresa, ya que la utilización de un método no adecuado, puede generar resultados negativos en varias áreas de la empresa.
Ventajas
• El sistema de inventario periódico es más útil para las pequeñas empresas que mantienen cantidades mínimas de inventario y que el valor unitario de cada producto es bajo; a estas empresas les resulta fácil poder estimar el costo de la mercancía vendida para el intermedio del período.
• No se requiere tener un sistema automatizado para registrar los datos. Se puede llevar el inventario manualmente, ahorrando el costo del sistema y el tiempo para registrar continuamente los movimientos de inventario.
Desventajas
• No proporciona información en tiempo real. Siempre se está trabajando con datos antiguos de la última actualización realizada.
• No ofrece ninguna información sobre el costo de mercancía vendida o los saldos finales de inventario durante el período intermedio.
• Pérdida de tiempo y dinero al realizar conteos físicos, ya que son demorados y requieren cierre total o parcial del almacén, lo que implica pérdida de ventas y cuando no se cierra el almacén, se debe realizar el inventario en horas no laborales, que se le deberán pagar a los empleados que participen en la jornada de inventario.
• Al ser un método que generalmente se maneja manualmente, es más propenso a errores humanos, por lo tanto, la información pueden extraviarse o perderse.
• Los excedentes y faltantes de inventario quedan escondidos en el costo de la mercancía vendida. No existe un registro contable disponible para poder compararlo con el recuento físico del inventario.
• El costo de la mercancía vendida debe estimarse durante los períodos intermedios, lo que probablemente resulte en un ajuste significativo en el costo real de los productos cada vez que se complete un recuento de inventario físico.
