Qué es la facturación POS, ¿en que consiste?

Un sistema de facturación POS es un conjunto de herramientas que tiene dos componentes principales, por un lado, un hardware conformado por equipos de cómputo como lo son computadores de escritorio, cajas registradoras, lectores de códigos de barras, impresoras térmicas, display de 3 líneas, datafonos, pantallas táctiles, balanzas grameras, entre otros.  Por otro lado, se encuentra el software, que en el mercado los hay de varios tipos con prestaciones diferentes pero que deben contar con un mínimo funciones básicas como lo son: registrar las ventas en forma de factura, permitir varias formas de pago, generar informes y estadísticas, definir grupos de artículos, cotizaciones, gestionar costos, impuestos y precios de los productos, entre otros.

No obstante, es necesario comprender que es un sistema de facturación POS, en primer lugar, un sistema es un conjunto de elementos organizados e integrados entre sí que interactúan para lograr un objetivo en particular, en este caso lo que se busca es aumentar la productividad de las empresas. Ahora bien, ¿qué significa POS? por sus siglas en ingles POS (Point of Sale) significa Punto de Venta o terminal de punto de venta, conformado por diferentes equipos electrónicos y  programas de cómputo que utilizan diferentes negocios como tiendas, mercados de grandes superficies, restaurantes, almacenes de cadena, entre otros, y que es desarrollado para sistematizar el control de muchos procesos como lo pueden ser las ventas y los inventarios.

Por tanto, si se cuenta con los equipos adecuados y un software de calidad, la empresa o negocio podrá automatizar varias tareas dentro de sus procesos productivos, qué, si se hicieran de forma manual se perdería tiempo y eficiencia. Un programa funcional e integral le permitirá a la empresa reducir costos en horas de trabajo de sus colaboradores al momento de generar reportes operativos y financieros que son vitales para conocer los indicadores que reflejan la salud de la empresa.

  ¿Qué costo tiene un Sistema de Facturación POS?

Para establecer los costos de un sistema de facturación POS se debe tener en cuenta la tarea que se quiere optimizar y el equipo que se necesita para llevarla a cabo, en el mercado se consiguen de diferentes marcas y calidades, no obstante, lo ideal es que se manejen equipos que cuenten con mínimos estándares de calidad que permitan una efectiva integración con el software evitando incompatibilidades que pudieran retrasar los procesos.

Por su lado, el software es la parte más importante de dicha alianza, ya que, si se piensa dos veces en hacer una inversión con un costo considerable para la empresa, lo más apropiado es obtener el retorno de dicha inversión, en este orden, es fundamental tener claros los beneficios que se obtienen de un sistema de facturación POS.

Beneficios de un Sistema POS de Facturación.

• Controla el inventario evitando la pérdida de ventas, un sistema de facturación POS consigue tener al día el inventario, por lo que fácilmente se puede identificar cuando un determinado producto está agotando sus existencias o sencillamente determinar que productos tienen más rotación y cuales están estancados lo que le permite al encargado desarrollar promociones dirigidas a vender dichos artículos.

• Empresas que compran materias primas diariamente como los restaurantes deben establecer los costos de cada receta, es decir, encontrar un equilibrio entre los costos de los ingredientes del día frente al valor del menú, un sistema de facturación POS le permitirá saber que receta es más rentable para cada día a pesar de los costos variables que se manejan cotidianamente.

• Uno de los motivos más frecuente de perdida de clientes, son las largas filas en las cajas de pago, muchos clientes se desaniman en comprar productos al percibir el tiempo que pueden perder mientras tienen que esperar para el pago de sus artículos, el uso de un sistema POS con periféricos como lo son los códigos de barras agilizan el proceso de facturación mejorando la satisfacción del cliente lo que conlleva a que sea un usuario frecuente del negocio.

• Por otro lado, con un eficiente sistema POS se pueden establecer diferentes formas de pago como lo es el efectivo, tarjetas de débito y crédito o la aceptación de bonos y tarjetas de regalo que mejoran el poder adquisitivo de los clientes, para la empresa esto es positivo ya que puede establecer cuantas ventas se hicieron y discriminar la forma como fueron canceladas evitando de esta manera la perdida de ventas al contar con diferentes medios de pago.

• Es común ver como las empresas que no implementan estos sistemas son vulnerables a robos de dinero en las cajas o susceptibles a desperdicios de mercancías y lo más lamentable es que deben esperar al inventario anual para detectar este tipo de anomalías. Con programas especializados de sistemas de facturación en el punto de venta, la empresa conoce y detecta en tiempo real dichas perdidas lo que le permite tomar acciones correctivas de forma inmediata.

• Otro dolor de cabeza para las organizaciones son las devoluciones o cambios de productos que hacen los clientes, gestionar este proceso de manera manual hace que la empresa deba afrontar grandes problemas a la hora de cuadrar el inventario, con los puntos de venta de facturación estos inconvenientes son solucionados de forma inmediata logrando con esto tener un inventario saludable y actualizado.

Si bien, los anteriores beneficios  son los más comunes, la elección de un software versátil e integral marca la diferencia cuando se trata de querer obtener beneficios más detallados, es por esto, que en procesos más complejos lo ideal es elegir una compañía desarrolladora de software que le permita al cliente contar con un sistema de facturación POS a la medida, es decir, que de acuerdo a sus necesidades pueda obtener y utilizar solo los módulos que vaya a implementar en la optimización de sus procesos organizacionales.

Por tal motivo, al momento de elegir un sistema POS es necesario que la empresa contemple que el programa reúna unas características mínimas además de las ya mencionadas y que deben ser las siguientes:

• Seguro y confiable
• Tecnológicamente avanzado.
• Conocer el estado del negocio en tiempo real
• Que se pueda utilizar bien sea de forma interna o en la nube.
• Manejo de base de datos.
• Respaldo de la información.
• Que tenga diferentes protecciones a los ataques en Internet.
• Información encriptada que permita que viaje por la nube de manera segura hacia su destino.
• Que sea multi-plataforma, es decir, que todas las opciones se puedan visualizar en cualquier dispositivo Android, iPhone, Tablet, iPad, Pc, Mac, Linux.

Queda claro la importancia que tiene un sistema de facturación POS, las ventajas y benéficos que consigue una empresa al implementar un software con estas características, sin embargo, lo más importante para conseguir con éxito la implementación del mismo, es que el programa cuente con soporte especializado, puesto, que, en la eventualidad de un fallo o carencia de conocimientos en su manejo, debe existir un profesional que apoye a la empresa en cualquier momento.