¿Cómo llevar el control de una Bodega?

Las empresas que cuentan con bodegas para el almacenamiento de mercancías son conscientes de las numerosas responsabilidades que conlleva administrarlas, ya que si no se hace de una manera eficiente puede llegar a ocasionar pérdidas importantes en las utilidades de la compañía. Es por esto, la importancia de tener en cuenta varios elementos para garantizar el buen estado de las existencias, como también, su adecuada manipulación y el control de todas las actividades concernientes al recibo, almacenamiento y movimiento de las mismas.

Por tanto, se debe tener claridad en los objetivos que permitan un control eficiente de la bodega, por lo que se debe tener en cuenta el seguimiento de la mercancía a través de la creación de procedimientos que consigan registrar todos los traslados tanto internos como externos y de la misma manera desarrollar reglamentos para prevenir riesgos, diseñando políticas relacionadas con seguridad industrial.

Por otro lado, la función principal de las bodegas es proteger las mercancías, por lo que se deben llevar registros de entrada y salida, sistemas para su distribución, limpieza y organización; es así, como se logra una eficaz optimización de los espacios.

La organización es otro elemento a tener en cuenta, ya que le permite a la compañía acceder a toda la información relevante de las mercancías que se encuentran almacenadas, y no menos importante, conocer en tiempo real los detalles de cada artículo (peso, medidas específicas y fragilidad con la que deben ser tratadas), el conocer con precisión el número de productos que se pueden almacenar y controlar los espacios para su manipulación dentro y fuera de la bodega, son destrezas que se convierten en una ventaja competitiva que toda organización debe tener en cuenta.

Dicho esto, es fundamental que se le haga un seguimiento a todos los movimientos internos y externos de la bodega, como también a las personas responsables de dichas actividades, por lo que, conociendo las existencias reales y comparándolas con el inventario, permitirán establecer perdidas o desactualizaciones, no es suficiente hacer conteos manuales que demandan tiempo y horas de trabajo por parte de un operario, lo ideal, es gestionar un inventario permanente a través de un software que permita acondicionar correctamente las cantidades, el nombre, peso, manipulación y estado de las mercancías, esto, en conjunción con programas especializados de ventas, permitirán realizar regularmente análisis de cantidades suficientes y disponibles, además le dan la posibilidad a la empresa de tener un conocimiento profundo del comportamiento del inventario lo que conlleva a lograr con éxito todos los procesos comerciales de la organización.

Ventajas de implementar un software de inventarios para el control de las bodegas.

Contar con un buen software de inventarios tiene beneficios muy significativos para cualquier empresa, puesto, que le permite tener control en tiempo real de todas las mercancías que se comercializan y debido al orden que le brinda esta tecnología, se pueden programar los pedidos de los productos que se necesitan realmente, de esta manera, se evitan pérdidas económicas debido al equilibrio de mercancías almacenadas frente al promedio de la demanda, por otro lado, se previenen desperdicios cuando se trata de productos perecederos o artículos que permanecen por años en estanterías, así mismo, también se impide la retención del flujo de utilidades puesto nunca se venden.

De igual manera, un programa especializado evita perder ventas de productos que no son tan comerciales, es decir, que todo inventario debe contar con cantidades mínimas almacenadas de artículos para clientes esporádicos y que al momento de ser requeridos no se pierda la venta, por lo que un software eficiente de inventarios le permite conocer a la compañía con qué frecuencia se venden las mercancías para tener el stock justo y de esta manera optimizar los espacios en el control de sus bodegas.

Otros elementos primordiales inmersos en el control de las bodegas son las materias primas que se necesitan para producir las mercancías, como también aquellos objetos que hacen parte para la producción de los productos pero que no hacen parte de la venta (equipos informáticos, muebles y enseres, alimentos, dotaciones etc.) que por lo general ocupan un espacio importante en el almacén. Un software eficiente le permite al encargado manejar cantidades óptimas y en tiempos específicos, lo que le permite ocupar espacios reducidos en las bodegas, y al mismo tiempo liberar más capacidad para el almacenamiento de los productos que se comercializan.

Otra ventaja de un software para el control de las bodegas es que puede ser utilizado por todos los usuarios que la compañía autorice, el operario podrá revisar la capacidad de la bodega desde cualquier sitio, así este retirado de la bodega, por ejemplo, al momento de adquirir mercancías o materias primas para la empresa, el encargado sabe en tiempo real si existe espacio disponible para su almacenamiento, son muchos los casos de empresas que por no contar con un sistema inteligente de control de bodegas terminan acomodando sus materias primas o productos terminados en patios o sitios no aptos que generan riesgos de degradación o accidentes.

Por estas razones el controlar las bodegas con sistemas especializados, le permiten al empresario mayor productividad y control, a través de funcionalidades dentro de un conjunto de aplicaciones que se diseñan especialmente para administrar no solamente los espacios de los almacenes, sino, toda la logística que conlleva tener una bodega bien organizada.