Modalidades de facturación en Colombia

En Colombia se manejan diferentes tipos de facturación aprobados por La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), quien es el máximo organismo de control en el país y cuyo objetivo es garantizar la seguridad fiscal del Estado Colombiano y la protección del orden público económico Nacional. Existen cuatro modalidades de facturación aprobadas por esta institución: En papel, por Computador, Máquina registradora POS y Electrónica.

Facturación con papel

La tradicional y más conocida es la facturación pre impreso o a través de papel que normalmente es un talonario, el cual se manda a timbrar y que debe contener información de la actividad que desarrolla la empresa o negocio, el contenido obligatorio debe reflejar datos como el nombre del establecimiento, el NIT del que vende, numeración consecutiva, entre otros, la información adicional como los datos del cliente, los artículos vendidos y otros datos necesarios para detallar la transacción, que pueden ser diligenciados a mano, o en impresora.

Este instrumento de control fiscal, debe apegarse a lo estipulado en los artículos 617, 618 y 618-3 del Estatuto Tributario. En Colombia este documento es propenso a desaparecer debido a que es vulnerable a falsificaciones y al desperdicio de papel que representa.

Es así, que con la resolución 010 del 06 de febrero de 2018 la DIAN dicta la obligatoriedad para empresas que facturen más de 116 millones de pesos al año, para que a partir de enero de 2019 lo hagan de manera electrónica. A pesar del descontento de muchas empresas debido a la incertidumbre que rodea la normatividad, la facturación electrónica es un hecho considerándose esto como un paso adelante en la facilitación y abreviación de procesos que beneficia en tiempo y recursos a las organizaciones.

Facturación por computador

Como la de papel este tipo de facturación también se encuentra regulada por la resolución 010 y los artículos 617, 618 y 618-3, la forma de expedir el documento es por medio electrónico, es decir, que la factura se debe generar en forma digital pero al comprador se le debe entregar un recibo físico con la información de la transacción realizada, no obstante, el vendedor no está obligado a guardar una copia de dicho recibo ya que toda la información se almacena en su computador, si bien, optimiza los procesos, también conlleva ciertos riesgos en la eventualidad que el servidor llegase a tener una falla, por lo que es importante generar copias de seguridad bien sea en discos duros o dispositivos externos.

Existen empresas que ofrecen servicios de facturación electrónica, donde, además de implementar el software que se encarga de todo el proceso, adicionalmente guarda toda la información en la nube, lo que le permite al usuario cumplir con los requisitos de la DIAN erradicando cualquier riesgo de pérdida de información.

Facturación con Máquina Registradora POS.

Este sistema es el que más se utiliza puesto que la mayoría de negocios de comercio deben entregar la factura de forma inmediata a través de equipos electrónicos que registran las ventas, por tanto, el hardware y software deben interactuar en completa sinergia para que toda la información se guarde en la nube.

La ventaja de este método es la posibilidad no solo de generar todo tipo de informes, sino, que, al mismo tiempo puede gestionar el inventario de la empresa logrando establecer las existencias del producto vendido como también su ubicación y demás información que ayude a que la venta sea efectiva.

De igual manera, este tipo de facturación está regido por la DIAN y los equipos electrónicos utilizados para este proceso están reglamentados en el estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y artículo 4 Decreto 522 de 2003.

Facturación Electrónica.

Similar a la facturación por computador, el tipo electrónico es el más moderno y novedoso ya que las facturas se entregan a través de medios digitales como el Internet, tiene muchas ventajas, como poder hacer transacciones a distancia, puesto que, el documento y firmas están avaladas digitalmente, por tanto, no se hace necesario ningún documento físico que respalde la compra.

Para este proceso se hace indispensable un software donde la oferta en el mercado es variada, sin embargo, estos programas deben cumplir con requisitos de certificación ISO 9001:2000 por lo que a la hora de adquirir dicho sistema, es aconsejable que la empresa revise bien todo lo que exige la norma para que sea legal su utilización.