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Los sistemas de control de inventario son soluciones tecnológicas que integran todos los aspectos de las tareas de inventario de una organización, incluidos el envío, la compra, la recepción, el almacenamiento en el almacén, la facturación, el seguimiento y el reordenamiento. Si bien existe cierto debate acerca de las diferencias entre la gestión de inventario y el control de inventario, la verdad es que un buen sistema de control de inventario lo hace todo al adoptar un enfoque holístico del inventario y al permitir a las organizaciones utilizar prácticas lean para optimizar la productividad y la eficiencia a lo largo de la cadena de suministro. mientras que tiene el inventario correcto en las ubicaciones correctas para satisfacer las expectativas del cliente.
Sistema de inventario perpetuo
Cuando utiliza un sistema de inventario perpetuo, actualiza continuamente los registros de inventario y cuenta las adiciones y sustracciones cuando los artículos de inventario se reciben, se venden de stock, se mueven de una ubicación a otra, se seleccionan de inventario y se desechan. Algunas organizaciones prefieren los sistemas de inventario perpetuo porque entregan información actualizada del inventario y manejan mejor los conteos mínimos de inventario físico. Los sistemas de inventario perpetuo también son los preferidos para el seguimiento del inventario porque brindan resultados precisos en forma continua cuando se administran adecuadamente.
Hay algunos desafíos asociados con los sistemas de inventario perpetuo. Primero, estos sistemas no se pueden mantener manualmente y requieren equipos y software especializados que resultan en un mayor costo de implementación, especialmente para empresas con múltiples ubicaciones o almacenes. El mantenimiento periódico y las actualizaciones son necesarias para los sistemas de inventario periódico, que también pueden ser costosos.
Sistema de inventario periódico
Los sistemas de inventario periódico no rastrean el inventario diariamente; más bien, permiten a las organizaciones conocer los niveles de inventario inicial y final durante cierto período de tiempo. Estos tipos de sistemas de control de inventario rastrean el inventario usando conteos físicos de inventario. Cuando se completa el inventario físico, el saldo en la cuenta de compras se desplaza a la cuenta de inventario y se ajusta para que coincida con el costo del inventario final.
Hay algunas desventajas de usar un sistema de inventario periódico. Primero, cuando se completan los recuentos de inventario físico, las actividades comerciales normales casi se suspenden. Como resultado, los trabajadores pueden apurarse en sus conteos físicos debido a limitaciones de tiempo. Los errores y el fraude pueden ser más frecuentes cuando se implementa este tipo de sistema de inventario porque no hay un control continuo sobre el inventario. También se vuelve más difícil identificar dónde ocurren las discrepancias en los recuentos de inventario cuando se usa un sistema de control de inventario periódico porque pasa mucho tiempo entre los recuentos. La cantidad de mano de obra que se requiere para los sistemas de control de inventario periódico los hace más adecuados para las empresas más pequeñas.
Sistemas de Inventario de Código de Barras
Los sistemas de gestión de inventario que utilizan tecnología de código de barras son más precisos y eficientes que los que utilizan procesos manuales. Cuando se usa como parte de un sistema de control de inventario general, los sistemas de códigos de barras actualizan los niveles de inventario automáticamente cuando los trabajadores los escanean con un lector o escáner de códigos de barras o dispositivo móvil. Los beneficios de usar códigos de barras en sus procesos de administración de inventario son numerosos e incluyen:
- Registros precisos de todas las transacciones de inventario
- Eliminación de errores de datos que consumen tiempo y ocurren con frecuencia con sistemas manuales o en papel
- Eliminación de errores de entrada manual de datos
- Facilidad y velocidad de escaneo
- Actualización del inventario en la mano automáticamente
- Registro de los historiales de transacciones y determinación fácil de los niveles mínimos y reordenamiento de las cantidades
- Agilidad de la documentación y los informes
- Rápido retorno de la inversión (ROI)
- Facilidad de movimiento de inventario dentro de los almacenes y entre múltiples ubicaciones y desde la recepción hasta la recolección, el embalaje y el envío.
Sistemas de inventario de identificación por radiofrecuencia (RFID)
Los sistemas de inventario de identificación por radiofrecuencia (RFID) utilizan tecnología activa y pasiva para gestionar los movimientos de inventario. La tecnología RFID activa utiliza lectores de etiquetas fijas en todo el almacén; las etiquetas RFID pasan al lector y el movimiento se registra en el software de administración de inventario. Por esta razón, los sistemas activos funcionan mejor para las organizaciones que requieren un seguimiento de inventario en tiempo real o donde la seguridad del inventario ha sido un problema. La tecnología RFID pasiva, por otro lado, requiere el uso de lectores de mano para monitorear el movimiento del inventario. Cuando se lee una etiqueta, el software de administración de inventario registra los datos. La tecnología RFID tiene un rango de lectura de aproximadamente 40 pies con tecnología pasiva y 300 pies con tecnología activa.
Los sistemas de gestión de inventario RFID tienen algunos desafíos asociados. Primero, las etiquetas RFID son mucho más caras que las etiquetas de código de barras; por lo tanto, normalmente se utilizan para productos de mayor valor. También se sabe que las etiquetas RFID tienen problemas de interferencia, especialmente cuando las etiquetas se utilizan en entornos con mucho metal o líquidos. También cuesta mucho hacer la transición al equipo RFID, y sus proveedores, clientes y compañías de transporte también necesitan tener el equipo requerido. Además, las etiquetas RFID llevan más datos que las etiquetas de código de barras, lo que significa que su sistema y servidores pueden saturarse con demasiada información.
Al elegir un sistema de control de inventario para su organización, primero debe decidir si un sistema de inventario perpetuo o un sistema de inventario periódico se adapta mejor a sus necesidades. Luego, elija un sistema de código de barras o un sistema RFID para usar junto con su sistema de control de inventario para obtener una solución completa que le permita tener visibilidad de su inventario para mejorar la precisión en el escaneo, seguimiento, registro e informe del movimiento del inventario.
