¿Qué es un sistema de inventario perpetuo o constante?

Llevar un control preciso y actualizado de un inventario, es una de las actividades a las que se le debe dar más importancia dentro de un negocio, debido a que permite organizarse adecuadamente y esto optimiza el trabajo e influye directamente en la eficiencia de una empresa, ya que una buena administración de los inventarios proporciona ventajas que abarcan desde las ganancias financieras, hasta los beneficios inmateriales, como la fidelización de los clientes, que se presenta gracias a la mejora del servicio.

Para que una empresa sea competitiva, debe pensar en utilizar herramientas que le permitan simplificar los procesos de trabajo, con el fin de agilizarlos y en la gestión de inventarios, debe pensar muy bien de qué manera va a ejercer las funciones, ya que dependiendo del tamaño de la empresa, escoger un sistema de inventarios que no se adecúe a las necesidades, puede crear caos.

Existen dos sistemas de control de inventarios, uno de ellos, es el sistema de inventarios perpetuo o constante, también llamado sistema de inventarios permanente que es en el que vamos a profundizar en este artículo, debido a que es el más utilizado por los empresarios, puesto que genera, de manera constante, resultados muy precisos respecto al movimiento de las mercancías.

Un sistema de inventario perpetuo o constante es un método de contabilización del inventario que registra de forma automática la venta o compra de mercancías, mediante el uso de sistemas computarizados y software de administración de activos empresariales. Este sistema organiza la información de modo que fácilmente pueda ser localizada por quien lo requiera, en el momento que la necesite.

Como lo mencionamos anteriormente, el método de inventario perpetuo, es el preferido por las empresas, debido a que es uno de los más completos, presentando muchas ventajas que lo ponen por encima de los otros y porque es el único que permite tener un control constante de los precios de adquisición de la mercancía, así como el costo de su salida desde el almacén.

Este se caracteriza por el manejo tres cuentas:

- Almacén: Los almacenes poseen una cuenta del activo circulante, que se maneja a precio de costo, por lo que su saldo generalmente, es deudor.

- Costo de ventas: Esta cuenta es por supuesto, de mercancía y al igual que la anterior, se maneja a precio de costo y su saldo también es deudor.

- Venta: Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta, su saldo es acreedor y expresa las ventas netas.

Ventajas de utilizar un sistema de inventarios perpetuo o constante:

• Permite obtener la información total de las ventas en cualquier momento, ya que a medida que va generando transacciones de venta, el mismo sistema va haciendo los cálculos correspondientes.

• No es necesario realizar conteos físicos permanentes para saber el resultado del inventario final, sino que el sistema va descontando los productos a medida que se van consumiendo, de modo que los conteos físicos sólo servirán para detectar pérdidas, robos, o errores ocurridos en el manejo de la mercancía.

• Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la pérdida bruta

• El sistema genera informes financieros en cuestión de segundos, algo muy útil para el área contable y los administradores del negocio.