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El kardex es un documento administrativo de control, el cual se da como un registro estructurado sobre la existencia de mercancía en un almacén o empresa. Dicho documento se crea a partir de la evaluación del inventario, registrando datos generales del bien o producto, tales como cantidad, valor de medida y precio por unidad, con el fin de clasificarlos posteriormente de acuerdo con las similitudes de sus propiedades. Además, estos ingresos de datos sirven para llevar el control de los movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez, realizar reportes.
Lo realmente importante de la tarjeta kardex en los inventarios es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para poder lograrlo es necesario tener un claro concepto sobre los inventarios y contar con una buena clasificación de estos.
El inventario no debe ser entendido únicamente como la suma de mercancías que están almacenadas en una empresa esperando a ser vendidas, sino que también se trata de todos los artículos adquiridos por una compañía con la intención de utilizarlo para su objeto social.
De acuerdo a esto, según el tipo de empresa, los mismos objetos pueden ser tratados de distinta manera y así mismo serán considerados como parte de inventarios diferentes.
Son estas diferencias las que se deben tener en cuenta a la hora de pensar en los objetivos de uso del kardex, ya que, como se mencionó, existen varios tipos de inventarios y al tener muy claro cuáles son las propiedades materiales de una empresa y en qué categoría deben estar, será posible controlar los costos.
Dependiendo del tipo de sistema de inventarios, el kardex se utiliza de diferentes firmas. Por ejemplo, un sistema de inventarios permanente se caracteriza por utilizar el kardex como parte fundamental de su operación, que como su nombre lo indica, lleva registro individual y permanente de cada movimiento relacionado con el inventario. Gracias a esto el kardex contribuye al control, la seguridad y la organización del inventario de una empresa.
Adicionalmente, permite deducir el costo de la venta en el momento en que se hace, el saldo exacto de los inventarios e idear estrategias para contribuir a la productividad de cada área relacionada al distribuir eficientemente los recursos físicos, humanos y operativos.
Uno de los beneficios de contar con un software administrativo en una empresa es que con este es posible manejar y controlar muchas operaciones de todas las áreas; y el inventario debe ser uno de los departamentos más organizados, ya que muchos aspectos de una compañía dependen de la optimización de este.
Anteriormente era complicado y demorado encontrar información relacionada a un producto, ya que el kardex se llenaba manualmente en hojas de papel, lo cual demandaba mayor cantidad de procedimientos, ya que debía hacerse primero un proceso de conservación de documentos y luego uno diferente para encontrar datos específicos en determinado momento.
Actualmente, este proceso de control se hace por medio de plataformas digitales electrónicas en las que se hace el ingreso del inventario en el sistema para que este mismo sea el que registre los movimiento de los productos automáticamente y así el empresario podrá visualizarlo en forma de reporte.
