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La eficiente administración de inventarios es fundamental en la dirección estratégica de toda empresa, siendo uno de los activos más importantes de una organización es común ver pequeñas compañías que no cuentan con registros que apoyen tan indispensable labor. El inventario es un conjunto de mercancías que poseen las empresas para comercializar, esto, permite la compra o venta de productos en un periodo determinado. Por otra parte, el inventario es uno de los activos de mayor tamaño que tiene las organizaciones, los productos en desarrollo y los productos terminados que son destinados para la venta hacen parte del inventario, de igual manera, las materias primas, las maquinarias, los repuestos, empaques y elementos de consumo interno, también hacen parte de él.
La compra y venta de bienes y servicios son la base con la que funciona toda empresa, donde, el manejo del inventario es lo más importante que debe gestionar la compañía, los empresarios están en la obligación de mantener el control oportuno de sus mercancías, permitiéndoles al final de un periodo conocer el estado de la situación económica de la firma.
El propósito primordial del inventario es suminístrale a la empresa los materiales necesarios para que se desenvuelva de manera continua y regular, siendo esto, una labor fundamental en todos los procesos destinados a encarar la demanda de los productos que se comercializan. Es por esto, y debido a su importancia, que los líderes en las compañías deben contar con habilidades para su administración.
La administración de un inventario tiene que ver con mantener disponibles y de manera oportuna todos los bienes que se necesiten a la hora de ser requeridos, bien sea, para usarlos o venderlos y al mismo tiempo decidir cuándo deben ser remplazados y almacenados. En este orden, la administración de inventarios tiene seis pilares fundamentales que todo empresario debe conocer y tener presente.
Objetivos esenciales de la gestión de inventarios:
Reducir al mínimo los niveles de existencia en bodega.
Tener claridad de las unidades que se deben producir o remplazar en un momento determinado.
Asegurar la disponibilidad de existencias según políticas de requerimientos.
Saber que artículos del inventario deben tener un trato especial.
Tener claro el momento en el que se debe hacer el reabastecimiento.
Estar alerta a los cambios en los costos del inventario.
Además de tener claros los objetivos, se debe tener en cuenta aspectos como: minimizar la inversión del inventario permitiendo con esto reinvertir esos excedentes en otros proyectos o necesidades de la organización. Al mismo tiempo, y no siendo menos importante, asegurar que la empresa cuente con un inventario suficiente que le permita enfrentar cualquier incremento en la demanda y es en este punto donde las áreas de producción y ventas deben funcionar de manera equilibrada y eficiente.
No obstante, administrar un inventario eficazmente tiene sus desventajas, porque, si bien, la empresa puede cumplir oportunamente con la demanda de sus clientes, por otro lado, le implica un costo alto en almacenamiento, control y rendimiento. Es así, que la administración de inventarios para ser eficiente debe equilibrar los objetivos, y para que esto se cumpla, es necesario maximizar el servicio al cliente, potencializar la eficiencia de compra y producción, y por supuesto, reducir al mínimo la inversión que se deba hacer en el control de inventarios.
Precisamente la forma de minimizar el costo de tener o mantener un inventario es a través de un sistema de gestión inteligente que ayude en el proceso, sin embargo, no todos cumplen con los criterios necesarios para encontrar ese equilibrio y de ahí que el software de administración de inventarios debe tener ciertas características acordes a la consecución de los objetivos mencionados.
Para que no surjan errores inesperados, los sistemas de administración de inventarios deben contar con las siguientes características:
Debe ser dinámico, es decir, que se actualice de manera automática al momento de registrar nuevas compras o realizar algunas ventas.
Debe permitir llevar un inventario segmentado por diferentes categorías y contar con la flexibilidad que permita actualizar la información ingresada en tiempo real, y al mismo tiempo hacer modificaciones de forma manual.
Una de sus virtudes es que debe ser compatible con otros programas, como, por ejemplo, Excel, donde la importación de datos, lista de precios y demás no se le convierta en un obstáculo a la compañía.
Su aplicación o plataforma debe ser intuitiva y sencilla, por lo que, a la hora de ser utilizado, sus funciones deben ser operadas por cualquier persona del área encargada.
El acceso al historial debe ser fácil, permitiendo saber todos los movimientos de los productos a lo largo de un espacio de tiempo, donde, se pueda entender que está pasado con el stock.
La administración eficiente de los inventarios, logra aportar una contribución sustancial en las utilidades de la empresa, a través de él, las organizaciones logran economizar recursos en sus labores de producción y ventas, de igual manera, los clientes sentirán que son atendidos con mayor rapidez, por lo que una buena coordinación entre las diferentes dependencias de la empresa mejora y optimiza todas las actividades de la organización.
